Ejercicio. Filtros Avanzados y Macros

Como anteriormente vimos, la principal ventaja de utilizar las macros en Excel es que podemos automatizar las tareas repetitivas. En este caso en particular vamos a trabajar con un ejercicio donde utilizaremos filtros avanzados combinados con el uso de macros, de manera que nos facilite el trabajo al momento de aplicar cualquier filtro a una tabla de datos. Vamos a trabajar con el libro filtros_avanzados_y_macros.xlsx en el cual realizaremos cada uno de los pasos que se describen a continuación.

Ejercicio Paso a Paso

1 Luego de abrir el libro sobre el que trabajaremos, se mostrará una pantalla con información de libros, tal como la siguiente imagen:

Lo que haremos será automatizar el proceso de aplicar filtro avanzado a la tabla de datos mediante la creación y uso de una macro en Excel.

2 Vamos a la pestaña Vista y desplegamos el submenú Macros, elegimos la opción Grabar macro... y completamos los campos de la siguiente manera: 

Nombre de la macro: FiltroAvanzado
Método abreviado: CTRL+w
Guardar macro en: Este libro
Descripción: Esta macro ejecuta un filtro avanzado.

Nos debe quedar como se muestra en la siguiente imagen, luego pulsamos Aceptar.

3  A continuación, se comienza a grabar nuestra macro. Nos dirigimos a la pestaña Datos en la ficha Ordenar y Filtrar para seleccionar la opción Avanzadas, lo que nos abrirá el cuadro de opciones Filtro Avanzado. Completamos los campos indicando que la acción será Filtrar la lista sin moverla a otro lugar, esto para que nos muestre el resultado en la tabla original, seguidamente indicamos el rango de la lista que representa la tabla de datos (A7:G31) y también designamos el rango de criterios a utilizar (A1:G2). Luego pulsamos Aceptar.

4 Con esto hemos completado las acciones que realizará la macro al momento que la ejecutemos, por lo tanto detenemos la grabación pulsando el botón 

5 El siguiente paso será insertar una figura que nos servirá como botón para ejecutar la macro. Vamos a la pestaña Insertar y en la ficha Ilustraciones desplegamos la lista de opciones del comando Formas. Elegimos un rectángulo y lo insertamos entre el rango de criterios y la tabla de datos que se muestra en la hoja de trabajo.

6 Luego, con el cursor sobre el rectángulo presionamos el botón derecho del ratón y seleccionamos la opción Modificar texto. Escribimos sobre el rectángulo la palabra Filtrar. Nos debe quedar algo como esto:

7 Pulsamos el botón derecho del ratón sobre el rectángulo y seleccionamos la opción Asignar macro.

8 Se mostrará la ventana Macro con la lista de macros disponibles y seleccionaremos la que creamos anteriormente con el nombre FiltroAvanzado. Luego pulsamos Aceptar. 

9 Con esto, hemos asignado la macro que creamos al rectángulo de manera tal que funcionará como un botón, ejecutando la macro cada vez que presionemos sobre él. Si observas, a partir de este momento ya cambia el cursor cuando lo posicionamos sobre el rectángulo.

Ahora, vamos a probar el ejercicio. Filtraremos los datos de libros que pertenecen a la categoría Diseño. Para esto:

10 Nos posicionamos en la celda D2 y escribimos la palabra Diseño, luego presionamos la tecla Enter.

11 Pulsamos sobre el botón Filtrar que creamos para ejecutar el filtro avanzado. 

12 Observamos que se ejecuta el filtro avanzado mediante la macro asignada al rectángulo. Si queremos mostrar la tabla original, simplemente borramos los valores en el rango de criterios y pulsamos sobre el botón Filtrar.

Lección 5. Macros

¿Qué son las Macros?

Las macros son partes de código de programación que es interpretado por Excel y lleva a cabo distintas acciones o una sucesión de tareas. Desde un punto de vista general, podemos decir que las macros nos ayudan a automatizar tareas repetitivas muy fácilmente.

¿Cómo guardo un archivo de Macros?

Para guardar un archivo de Excel que contiene macros debemos ir al comando Guardar como y buscar en la lista de formatos de archivo la opción Libro de Excel habilitado para macros que tendrá la extensión .xlsm. Al grabar un archivo de este tipo de datos, Excel nos advertirá que posee macros y que debemos guardarlo con esta extensión particular. De omitir esta advertencia, el libro se guardará con la extensión predeterminada y se eliminará todo código de macro incluido. Debemos tener en cuenta estas advertencias para no cometer errores que nos hagan perder nuestro trabajo.

Creación de una Macro

La forma más fácil de crear macros es hacerlo mediante el grabador de macros del que dispone Excel. Este grabador de macros permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA (Visual Basic for Applications, lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic), las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programación.

Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y desplegar el submenú Macros y dentro de este submenu seleccionar la opción Grabar macro...

Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes opciones:

Ver Macros... > Donde podemos acceder a un listado de las macros creadas en ese libro.

Usar referencias relativas > Con esta opción utilizaremos referencias relativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.

Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro. Es importante saber que no está permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro, por lo tanto si queremos separar palabras podemos hacerlo mediante el carácter de guión bajo. Por ejemplo: Nueva_macro.

Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel.

En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro.

En Descripción: podemos describir cuál es el propósito de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente.

Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación aparece en la barra de estado la opción de detener la grabación.

A partir de ese momento debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.

Finalmente, una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener de la barra de estado, o accediendo al menú de Macros y haciendo clic en .

Ejecutar una Macro

Una vez creada una macro, la podremos ejecutar tantas veces lo necesitemos. Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro. Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro.

Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros..., que se encuentra en el menú Macros de la pestaña Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro como el que vemos en la imagen donde tenemos una lista con las macros creadas.

Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar. En ese momento se cerrará el cuadro y se ejecutará la macro. En cuanto al resto de botones, lo siguiente es una breve explicación de cada uno:

Cancelar > Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción.

Paso a paso > Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de programación de Visual Basic.

Modificar > Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la macro. Estos dos últimos botones son para los que tengan conocimientos sobre programación.

Eliminar > Borra la macro.

Opciones > Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú) y la descripción de la macro.

Ejercicio Paso a Paso

A continuación crearemos una macro que automatice el formato de la cabecera de nuestra hoja de trabajo. Para hacerlo, sigue los siguientes pasos:

1 Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para realizar el ejercicio. Al entrar estaremos situados en la celda A1.

2 Ve a la pestaña Vista.

3 Abre el submenú Macro.

4 Y elije la opción Grabar nueva macro... para mostrar el cuadro de diálogo Grabar macro.

5 Escribe el nombre de la macro, FormatoCabecera. Y pulsa Aceptar.

Ahora comienza la grabación de la macro, procedemos a realizar las acciones necesarias para dar formato a nuestra hoja de trabajo.

6 Presiona sobre el botón Negrita de la sección Fuente, en la pestaña Inicio.

7 Presiona sobre el botón Cursiva de la sección Fuente.

8 Escoge el tipo de fuente Arial Narrow.

9 Escoge el tamaño de la fuente en 14 puntos.

10 Elegimos el color azul claro como color de relleno de la celda.

11 Ya hemos concluido con el formato de una cabecera de datos, por tanto concluimos la grabación de la macro. Presiona sobre el botón detener de la barra de herramientas, o accede al menú Macro y selecciona Detener grabación.

Ahora vamos a comprobar que funciona correctamente la macro creada.

12 Escribe en la celda D1 la palabra Código. En la celda E1 la palabra Descripción. En la celda F1 la palabra Precio.

13 Selecciona las celdas anteriores D1, E1 y F1.

14 Ve a la pestaña Vista, abre el submenú Macro y elige Ver Macros.

15 Selecciona la macro creada FormatoCabecera y pulsa sobre Ejecutar.

Observa como las celdas seleccionadas adoptan el formato automáticamente.

Lección 4. Tablas Dinámicas y Gráficos Dinámicos

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, entre otros. Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.

Supongamos que tenemos que presentar un informe que refleje los totales de los precios de los libros en cada idioma agrupados a su vez por las categorías. Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinarlos mejor. Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).

Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.

En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.

Pulsamos Aceptar para seguir.

Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla. Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica. Con esta herramienta podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente estructura:

- Una columna para cada una de los Idiomas de los libros.

- Una fila para cada una de las Categorías de los libros.

- En el resto de la tabla incluiremos el total de los Precios por cada Idioma en cada Categoría.

Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel.

En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo CATEGORÍA a , el campo IDIOMA a  y finalmente el campo PRECIO a la sección .

Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos los idiomas, en el campo columnas tenemos las categorías y en el centro de la tabla las sumas de los precios. Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones:

El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento podremos quitar un campo de una zona arrastrándolo fuera. Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos. Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr.

Ejercicio Paso a Paso

1 Descarga y abre el libro de trabajo tabla_dinamica.xlsx. Te aparecerán los siguientes datos:

Vamos a crear una tabla dinámica para interpretar mejor estos datos.

2 Selecciona el rango A1:G15.

3 Haz clic en el botón Tabla dinámica de la pestaña Insertar.

4 La opción Seleccione una tabla o rango debería estar marcada y con el rango A1:G15 en la caja de texto.

5 Marca Nueva hoja de cálculo.

6 Pulsa en Aceptar.

7 Se abrirá el panel lateral de tablas dinámicas.

8 Arrastra el campo SEMANA a .

9 Arrastra el campo CLIENTE a .

10 Arrastra el campo TOTAL a .

11 Arrastra el campo ARTICULO a .

El campo ARTICULO se añadirá a los rótulos de columna, vamos a cambiar esto porque lo queremos en los rótulos de fila.

12 En el área de Rótulos de columna despliega el campo Valores y selecciona la opción Mover a rótulos de fila.

13 Haz clic en el botón Encabezados de campo de la pestaña Opciones para quietar los encabezados de la tabla dinámica. Deberá quedarte algo así:

En estos momentos tenemos una tabla en la que se nos muestra por cada semana qué ha comprado cada cliente. La fila Suma de TOTAL nos da lo que se ha gastado cada cliente en cada semana. Sin embargo la fila Suma de ARTICULO nos muestra la suma del número de artículo para cada semana, esto no es lo que queremos.

Nuestro objetivo es que esta última fila muestre el número de artículos que se han comprado, así podríamos saber para cada semana cuánto se ha gastado cada cliente y cuántos artículos ha comprado.

14 Haz clic derecho sobre cualquier celda de la fila Suma de ARTICULO y en el menú emergente selecciona Configuración de campo de valor.

15 En el cuadro de diálogo selecciona la función Cuenta y pulsa Aceptar.

Ahora desde la pestaña Diseño modifica el aspecto de la tabla, deberá quedarte algo como esto:

Simplemente selecciona la opción Columnas con bandas. Ahora vamos a filtrar los resultados. Queremos ver solamente los datos del cliente 14.

16 Haz clic sobre una celda de la tabla para que aparezca el panel lateral.

17 Haz clic sobre la flecha a la derecha del campo CLIENTE en la lista de campos.

18 Deselecciona todos los clientes menos el 14.

19 Pulsa Aceptar.

20 Cierra el libro de trabajo guardando los cambios realizados.

Lección 3. Filtros Avanzados

Filtrar una lista de datos consiste en seleccionar de todos los registros que contiene una tabla aquellos que correspondan con algún criterio fijado con anterioridad. En este sentido, Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista de datos:

• Utilizando el Filtro (autofiltro)
• Utilizando Filtros Avanzados

Principales Características de los Filtros Avanzados

Variedad de Criterios: ofrecen la posibilidad de filtrar una tabla combinando varios criterios de varios campos y usando a su vez condiciones "Y" con condiciones "O". Por ejemplo, si se necesita una lista de productos con un precio mayor a 100Bs, con existencia en almacén menor a 30 unidades y fecha de vencimiento en diciembre. En este caso hay que utilizar tres campos (precio, existencia y vencimiento) y mezclando condiciones Y con condiciones O.

Mostrar el resultado en otro lugar: de esta manera la tabla original se mantiene intacta mientras que el resultado se refleja en otra zona, e incluso en otra hoja.

Elegir campos a visualizar en la tabla filtrada: permite mostrar solamente algunas columnas de la tabla original.

Ahora bien, para poder hacer un filtro avanzado tenemos que indicarle a Excel tres cosas: dónde está la tabla original, dónde está el "rango de criterios" y dónde queremos mostrar el resultado del filtro. A continuación vamos a estudiar cómo establecer los diferentes criterios de filtrado.

Criterios de Filtrado

¿Qué es un rango de criterios? Es un conjunto de celdas donde se pondrán las condiciones para filtrar la tabla. Consiste en los nombres de campos por los que vamos a preguntar y debajo las condiciones. Por ejemplo, si necesitamos mostrar los libros de la categoría Diseño que tienen más de 400 páginas debemos colocar en algún lugar de la hoja de cálculo lo siguiente:

Las palabras "Categoría" y "Páginas" deben estar escritas igual que en la cabecera de la tabla original, sin dar importancia a mayúsculas o minúsculas, por eso en muchos casos lo mejor es utilizar copiar y pegar. En nuestro caso sería el rango de criterios (I4:J5)

Los criterios pueden ser muchos pero hay una regla que debemos tener clara, si los criterios están en la misma fila es un "Y" y si los criterios están en distinta fila es un "O". Para el ejemplo anterior diríamos que se muestran los libros cuya categoría es Diseño "y" tienen más de 400 páginas. Caso diferente si queremos mostrar los libros de diseño "o" que tengan más de 400 páginas, para lo cual el rango de criterio sería (I4:J6)

Al momento de crear los criterios hay que tener cuidado con nuestra forma de hablar que a veces parece que atenta contra estas reglas. Por ejemplo si quiero mostrar los libros de la categoría Diseño y los de la categoría Medicina realmente quiero decir un "o" porque los libros no van a pertenecer a dos categorías diferentes, por lo tanto colocaríamos Diseño y debajo Medicina. Asimismo, si queremos mostrar los libros de Diseño y Medicina con más de 400 páginas, sería de la siguiente manera:

Observa que Diseño y Medicina están unidos por un "O" (están uno debajo de otro) aunque en nuestra forma de hablar digamos "Y", de igual manera nota que el ">400" está dos veces aunque en la frase lo nombramos una vez. 

Además, podemos usar el asterisco (*), que suele ser el comodín universal y que puedes usarlo para sustituir cualquier cadena de caracteres de longitud indefinida. Por ejemplo si necesitamos mostrar una lista de cualquier libro de ciencias con más de 400 páginas podemos hacer lo siguiente:

Esto mostrará tanto los libros de "Ciencias de la Naturaleza" como "Ciencias Políticas" y "Ciencias Económicas" que tengan más de 400 páginas.

¿Cómo se realiza el proceso de Filtros Avanzados? Vamos a utilizar el archivo filtros_avanzados.xlsx para aplicar los pasos de filtros avanzados. Supongamos que nos piden filtrar los libros en español con un precio menor a 300Bs. Por lo tanto, tenemos que crear un rango de criterios con algún campo que contenga el precio y otro que indique el idioma. En este caso ve a la cabecera de la tabla y copia los campos "Idioma" y "Precio" y pégalos, por ejemplo, en la celda I9. Debajo escribe los criterios, de manera que quede como en la siguiente imagen:

Por otra parte, a partir de la celda J15 copia los nombres de los campos "Título","Autor", "Idioma" y "Precio", de manera que quede así:

Ahora, tenemos todo lo necesario para crear un filtro avanzado: Una tabla original (A1:G25), un rango de criterios (I9:J10) y una zona de resultados con una cabecera de campos seleccionados (J15:M15).

Luego, estando en cualquier lugar de la hoja debes ir a la ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar, y luego al botón Avanzadas, y te aparecerá un cuadro como el siguiente:

En él tendrás que indicar los tres elementos mencionados antes: el rango de la tabla original, la ubicación del rango de criterios y la zona donde quieres que se copie el resultado (marcando previamente la opción de "Copiar a otro lugar"). Esto lo puedes hacer ubicándote en cada casilla del cuadro de diálogo y seleccionando el rango con el ratón sin necesidad de escribirlo. 

Al pulsar en Aceptar tendrás el resultado donde indicaste.

Ejercicios:

Utiliza la opción de Filtros Avanzados para mostrar lo siguiente:

• Libros de Arquitectura en idioma Inglés.
• Título, Autor y Categoría de los libros con precio entre 400 y 500 Bs.
• Libros en español con más de 300 páginas y precio mayor a 600 Bs.

Lección 2. Definir formatos personalizados

Excel provee una gran cantidad de formatos numéricos, pero es posible que en algún momento necesitemos algún formato que no esté disponible en los estándares de Excel. Para subsanar esta carencia Excel dispone de una herramienta para crear formatos personalizados. Por defecto todas las celdas de Excel tienen el formato de número general. Su funcionamiento se basa en que lo que escribimos es lo que tenemos, es decir se adapta a lo que hayamos escrito, ya sea texto, números con decimales, porcentajes, entre otros. Para crear un nuevo formato debemos acceder al cuadro de diálogo  Formato de celdas, seleccionar la Categoría: Personalizada y seguidamente en el cuadro de texto Tipo: debemos escribir el código del formato que deseamos crear. Para crear un formato de número personalizado, primero debemos conocer las reglas de los códigos para crear un formato. El formato se compone de cuatro secciones separadas por ; (punto y coma).

____________ ;____________ ; ____________ ; ____________

La primera sección define el formato que tendrá el número en la celda si es positivo; la segunda, si el número es negativo, la tercera, si el número vale cero; la cuarta si la celda contiene texto.

0 : Reserva un dígito para un número, si no se completa el tamaño definido por el formato se completa con ceros.

# : Reserva un dígito para un número, pero si no se completa el tamaño definido por el formato se deja en blanco.

? : Reserva un dígito. Añade espacios en ceros insignificantes.

. : Punto decimal.

% : Símbolo porcentual.

, : Separador de millares.

E- E+ e- e+ : Notación científica.

$ - + / ( ) : : Muestra estos caracteres. No necesitan comillas.

\ : Muestra el siguiente carácter en el formato.

* : Repite el siguiente carácter hasta completar el ancho de la celda.

_ : Deja un espacio

"texto" : Muestra el texto escrito entre la comillas dobles.

@ : Espacio reservado para texto.

[color] : Muestra el carácter en el color especificado. Puede ser Negro, Azul, Cian, Verde, Magenta, Verde, Rojo y Amarillo.

[color n] : Muestra el correspondiente color de la paleta de colores, n puede ser un número entre 0 y 56.

[valor condición] : Permite escoger tu propio criterio para cada sección de un formato numérico.

m : Muestra el mes como número sin ceros (1-12).

mm : Muestra el mes como número con ceros (01-12).

mmm : Muestra el nombre del mes como abreviación (Ene, Feb).

mmmm : Muestra el nombre del mes por completo (Enero, Febrero).

mmmmm : Muestra la inicial del mes (E, F).

d : Muestra el día como número sin ceros (1-31).

dd : Muestra el día como número con ceros (01-31).

ddd : Muestra el nombre del día como abreviación (Lun, Mar).

dddd : Muestra el nombre del día por completo (Lunes, Martes).

yy o yyyy : Muestra el año en dos dígitos (00-99) o cuatro (1900-9999).

h o hh : Muestra la hora como números sin ceros (0-23) o como números con ceros (00-23).

m o mm : Muestra los minútos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59).

s o ss : Muestra los segundos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59).

AM/PM : Muestra la hora en formato de 12 horas, si no se indica esta opción se muestra la hora en formato 24 horas.

Por ejemplo, se puede utilizar el siguiente formato personalizado:

€#,##[Verde];(0,00€)[Rojo];"Cero";""

Este formato contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada sección.

Con este formato estamos indicando que los números positivos (1ªsección) se escriben en verde, llevan el signo del euro delante, no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (#.##); los números negativos se escriben en rojo, entre paréntesis con el € detrás y con dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los textos por la cadena nula, es decir que si en la celda hay texto, ese texto desaparecerá.

Ejercicio Paso a Paso

1.      Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para realizar el ejercicio.

2.      Crea un nuevo libro de trabajo.

3.      Selecciona la celda B5. Luego Abriremos el cuadro de diálogo de Formato de celdas personalizado.

4.      Haz clic derecho sobre la celda.

5.      Escoge la opción Formato de celdas.

6.      Selecciona la categoría Personalizado.

7.      En Tipo escribe [Azul]00000"-Activo";[Rojo]00000"-Pasivo". Con este formato estamos indicando que los números positivos se escribirán en azul y con las letras -Activo detrás, y que los números negativos se escribirán en rojo con las letras -Pasivo, detrás.

8.      Pulsa sobre Aceptar.

Ahora comprobaremos el funcionamiento del formato.

9.      Escribe la cifra 1234 en la celda B5. Debe aparecer 01234-Activo. El número es positivo por o que se escribe en azul y detrás lleva -Activo, además como hemos utilizado el símbolo 00000 se escriben obligatoriamente 5 cifras por lo que Excel ha añadido un cero delante del número para que tenga cinco dígitos.

10.  Ahora escribe -12345 en la celda B5. Debe aparecer -12345-Pasivo. El número es negativo.

11.  Ahora escribe 12,45 en la celda B5. Debe aparecer 00012-Activo. En el formato no tenemos la coma decimal por lo que escribe el número redondeado.

12.  Ahora escribe 12,62 en la celda B5. Debe aparecer 00013-Activo. Ha redondeado el número.

Ahora vamos a cambiar el formato para que desaparezcan los ceros a la izquierda del número y para que se vean los dos primeros decimales. Para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas de manera más rápida utiliza la combinación de teclas
CTRL + 1.

13.  En Tipo escribe [Azul]##.###,##"-Activo";[Rojo]00000"-Pasivo". Con este formato hemos cambiado los ceros obligatorios por opcionales, es decir que nos eliminará los ceros no significativos, y permitirá dos decimales además de poner un punto separador de millares. Podíamos hacer el mismo cambio para los números negativos.

14.  Pulsa sobre Aceptar. En la celda teníamos un valor introducido (12,62), ahora al cambiar el formato debe de aparecer en la celda: 12,62-Activo.

15.  Ahora escribe 12345,568 en la celda B5. Debe aparecer 12.345,57-Activo. Aparece el punto separador de millares y el número ha quedado redondeado a dos decimales.

16.  Cierra el libro de trabajo sin guardar los cambios.

Lección 1. Atajos de Teclado

Para trabajar conjuntamente con la guía en la lección 1 Atajos de Teclado debes descargar el archivo adjunto a esta entrada.

Ejercicios guia 1