Filtrar una lista de datos consiste en seleccionar de todos los registros que contiene una tabla aquellos que correspondan con algún criterio fijado con anterioridad. En este sentido, Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista de datos:
- Utilizando el Filtro (autofiltro)
- Utilizando Filtros Avanzados
Variedad de Criterios: ofrecen la posibilidad de filtrar una tabla combinando varios criterios de varios campos y usando a su vez condiciones "Y" con condiciones "O". Por ejemplo, si se necesita una lista de productos con un precio mayor a 100Bs, con existencia en almacén menor a 30 unidades y fecha de vencimiento en diciembre. En este caso hay que utilizar tres campos (precio, existencia y vencimiento) y mezclando condiciones Y con condiciones O.
Mostrar el resultado en otro lugar: de esta manera la tabla original se mantiene intacta mientras que el resultado se refleja en otra zona, e incluso en otra hoja.
Elegir campos a visualizar en la tabla filtrada: permite mostrar solamente algunas columnas de la tabla original.
Ahora bien, para poder hacer un filtro avanzado tenemos que indicarle a Excel tres cosas: dónde está la tabla original, dónde está el "rango de criterios" y dónde queremos mostrar el resultado del filtro. A continuación vamos a estudiar cómo establecer los diferentes criterios de filtrado.
¿Qué es un rango de criterios? Es un conjunto de celdas donde se pondrán las condiciones para filtrar la tabla. Consiste en los nombres de campos por los que vamos a preguntar y debajo las condiciones. Por ejemplo, si necesitamos mostrar los libros de la categoría Diseño que tienen más de 400 páginas debemos colocar en algún lugar de la hoja de cálculo lo siguiente:
Las palabras "Categoría" y "Páginas" deben estar escritas igual que en la cabecera de la tabla original, sin dar importancia a mayúsculas o minúsculas, por eso en muchos casos lo mejor es utilizar copiar y pegar. En nuestro caso sería el rango de criterios (I4:J5)
Los criterios pueden ser muchos pero hay una regla que debemos tener clara, si los criterios están en la misma fila es un "Y" y si los criterios están en distinta fila es un "O". Para el ejemplo anterior diríamos que se muestran los libros cuya categoría es Diseño "y" tienen más de 400 páginas. Caso diferente si queremos mostrar los libros de diseño "o" que tengan más de 400 páginas, para lo cual el rango de criterio sería (I4:J6)
Al momento de crear los criterios hay que tener cuidado con nuestra forma de hablar que a veces parece que atenta contra estas reglas. Por ejemplo si quiero mostrar los libros de la categoría Diseño y los de la categoría Medicina realmente quiero decir un "o" porque los libros no van a pertenecer a dos categorías diferentes, por lo tanto colocaríamos Diseño y debajo Medicina. Asimismo, si queremos mostrar los libros de Diseño y Medicina con más de 400 páginas, sería de la siguiente manera:
Observa que Diseño y Medicina están unidos por un "O" (están uno debajo de otro) aunque en nuestra forma de hablar digamos "Y", de igual manera nota que el ">400" está dos veces aunque en la frase lo nombramos una vez.
Además, podemos usar el asterisco (*), que suele ser el comodín universal y que puedes usarlo para sustituir cualquier cadena de caracteres de longitud indefinida. Por ejemplo si necesitamos mostrar una lista de cualquier libro de ciencias con más de 400 páginas podemos hacer lo siguiente:
Esto mostrará tanto los libros de "Ciencias de la Naturaleza" como "Ciencias Políticas" y "Ciencias Económicas" que tengan más de 400 páginas.
¿Cómo se realiza el proceso de Filtros Avanzados? Vamos a utilizar el archivo filtros_avanzados.xlsx para aplicar los pasos de filtros avanzados. Supongamos que nos piden filtrar los libros en español con un precio menor a 300Bs. Por lo tanto, tenemos que crear un rango de criterios con algún campo que contenga el precio y otro que indique el idioma. En este caso ve a la cabecera de la tabla y copia los campos "Idioma" y "Precio" y pégalos, por ejemplo, en la celda I9. Debajo escribe los criterios, de manera que quede como en la siguiente imagen:
Por otra parte, a partir de la celda J15 copia los nombres de los campos "Título","Autor", "Idioma" y "Precio", de manera que quede así:
Ahora, tenemos todo lo necesario para crear un filtro avanzado: Una tabla original (A1:G25), un rango de criterios (I9:J10) y una zona de resultados con una cabecera de campos seleccionados (J15:M15).
Luego, estando en cualquier lugar de la hoja debes ir a la ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar, y luego al botón Avanzadas, y te aparecerá un cuadro como el siguiente:
En él tendrás que indicar los tres elementos mencionados antes: el rango de la tabla original, la ubicación del rango de criterios y la zona donde quieres que se copie el resultado (marcando previamente la opción de "Copiar a otro lugar"). Esto lo puedes hacer ubicándote en cada casilla del cuadro de diálogo y seleccionando el rango con el ratón sin necesidad de escribirlo.
Al pulsar en Aceptar tendrás el resultado donde indicaste.
Ejercicios:
Utiliza la opción de Filtros Avanzados para mostrar lo siguiente:
- Libros de Arquitectura en idioma Inglés.
- Título, Autor y Categoría de los libros con precio entre 400 y 500 Bs.
- Libros en español con más de 300 páginas y precio mayor a 600 Bs.
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