Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, entre otros. Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.
Supongamos que tenemos que presentar un informe que refleje los totales de los precios de los libros en cada idioma agrupados a su vez por las categorías. Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinarlos mejor. Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).
Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.
En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.
Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla. Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica. Con esta herramienta podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente estructura:
- Una columna para cada una de los Idiomas de los libros.
- Una fila para cada una de las Categorías de los libros.- En el resto de la tabla incluiremos el total de los Precios por cada Idioma en cada Categoría.
Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel.
En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo CATEGORÍA a 
, el campo IDIOMA a 
y finalmente el campo PRECIO a la sección 
.
, el campo IDIOMA a y finalmente el campo PRECIO a la sección .
Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.
Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos los idiomas, en el campo columnas tenemos las categorías y en el centro de la tabla las sumas de los precios. Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones:
El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento podremos quitar un campo de una zona arrastrándolo fuera. Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos. Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr.
Vamos a crear una tabla dinámica para interpretar mejor estos datos.
2 Selecciona el rango A1:G15.
3 Haz clic en el botón Tabla dinámica de la pestaña Insertar.
4 La opción Seleccione una tabla o rango debería estar marcada y con el rango A1:G15 en la caja de texto.
5 Marca Nueva hoja de cálculo.
6 Pulsa en Aceptar.
7 Se abrirá el panel lateral de tablas dinámicas.
8 Arrastra el campo SEMANA a .
.
9 Arrastra el campo CLIENTE a .
.
10 Arrastra el campo TOTAL a .
.
11 Arrastra el campo ARTICULO a .
.
El campo ARTICULO se añadirá a los rótulos de columna, vamos a cambiar esto porque lo queremos en los rótulos de fila.
12 En el área de Rótulos de columna despliega el campo Valores y selecciona la opción Mover a rótulos de fila.
13 Haz clic en el botón Encabezados de campo de la pestaña Opciones para quietar los encabezados de la tabla dinámica. Deberá quedarte algo así:
En estos momentos tenemos una tabla en la que se nos muestra por cada semana qué ha comprado cada cliente. La fila Suma de TOTAL nos da lo que se ha gastado cada cliente en cada semana. Sin embargo la fila Suma de ARTICULO nos muestra la suma del número de artículo para cada semana, esto no es lo que queremos.
Nuestro objetivo es que esta última fila muestre el número de artículos que se han comprado, así podríamos saber para cada semana cuánto se ha gastado cada cliente y cuántos artículos ha comprado.
14 Haz clic derecho sobre cualquier celda de la fila Suma de ARTICULO y en el menú emergente selecciona Configuración de campo de valor.
15 En el cuadro de diálogo selecciona la función Cuenta y pulsa Aceptar.
Ahora desde la pestaña Diseño modifica el aspecto de la tabla, deberá quedarte algo como esto:
Simplemente selecciona la opción Columnas con bandas. Ahora vamos a filtrar los resultados. Queremos ver solamente los datos del cliente 14.
16 Haz clic sobre una celda de la tabla para que aparezca el panel lateral.
17 Haz clic sobre la flecha a la derecha del campo CLIENTE en la lista de campos.
18 Deselecciona todos los clientes menos el 14.
19 Pulsa Aceptar.
20 Cierra el libro de trabajo guardando los cambios realizados.
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